Portalbontang.com, Bontang – Sebuah terobosan inovatif lahir dari Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan (Prokompim) Sekretariat Daerah (Setda) Kota Bontang.
Muhammad Zulfikar Akbar, S.Ikom, seorang Pranata Humas Ahli Pertama, berhasil menciptakan Sistem Kliping Digital (Sipigi) yang mengubah total proses pemantauan dan pengarsipan berita pemerintah dari manual menjadi digital sepenuhnya.
Inovasi ini tidak hanya sejalan dengan visi Bontang sebagai Smart City, tetapi juga membawa dampak efisiensi yang signifikan.
Sebelum adanya Sipigi, proses kliping berita dilakukan secara konvensional. Staf harus mencari berita daring, mencetaknya di kertas, menyusunnya secara fisik, kemudian mengajukannya untuk persetujuan berjenjang sebelum didistribusikan ke pimpinan daerah. Proses ini memakan banyak waktu, tenaga, dan anggaran.
“Proses manual tersebut menimbulkan sejumlah masalah fundamental, mulai dari inefisiensi anggaran untuk kertas dan tinta, alur kerja yang panjang, hingga keterbatasan aksesibilitas informasi bagi pimpinan yang sedang tidak di kantor,” jelas Muhammad Zulfikar Akbar dalam proposal inovasinya.
Menjawab tantangan tersebut, lahirlah Sipigi, sebuah sistem yang dikembangkan secara mandiri tanpa alokasi anggaran khusus.
Inovasi ini memanfaatkan teknologi yang sudah ada seperti aplikasi perkantoran, Google Sites, dan layanan penyingkat tautan s.id, yang dapat diakses melalui tautan https://s.id/sipigi.
Sejak diimplementasikan pada November 2024, dampak positif Sipigi langsung terasa. Dari sisi ekonomi, sistem ini berhasil menghemat anggaran operasional secara signifikan, dengan estimasi penghematan biaya kertas dan tinta lebih dari Rp3.680.000 per tahun.
Tidak hanya itu, efisiensi kinerja juga meningkat drastis. Sipigi mampu memangkas total waktu siklus kerja, mulai dari penyusunan hingga distribusi, hingga 52,67%. Proses yang tadinya memakan waktu hingga 5 jam kini bisa diselesaikan dalam waktu sekitar 2,3 jam.
“Keunggulan utama Sipigi adalah biaya implementasinya nol rupiah karena sepenuhnya memanfaatkan platform gratis. Selain itu, modelnya sangat mudah direplikasi oleh unit kerja lain yang ingin melakukan transformasi digital dengan sumber daya minimal,” ungkap Zulfikar.
Inovasi ini secara langsung mendukung pilar Smart Governance dalam Masterplan Smart City Kota Bontang dan mengimplementasikan amanat Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) dengan menyediakan arsip digital yang mudah diakses masyarakat luas.
Di samping itu, dengan menjadi sistem yang 100% tanpa kertas (paperless), Sipigi merupakan wujud nyata komitmen terhadap konsep kantor ramah lingkungan (Green Office). ***
